先日、フリーランスになりたての知人が「領収書にあて名が書いてないので経費に計上できないですよね」っていう事を言ってきたのですが、こういう思い違いをしている人って結構いるみたいですね。
確かに私もフリーランスになったときは経費にできる範囲や節税方法なんて全然わかりませんでした。というよりも、忙しすぎてそういうことは後回しになっていました。
でも、経費や節税、さらには確定申告はフリーランスにとってはすごく重要なことです。
もちろん本業も重要ですが、仕事や事業を継続していくには資金に余裕を持たせる必要がありますので。
いくら好きだったり、楽しく仕事ができていても、生活ができなくなったら事業の継続は難しくなります。
より多くのお金を残すには、会社員は収入を増やすしか選択肢はありません。
ですがフリーランス、つまり個人事業主として働いている人は節税するのとしないのでは、まったく結果が変わってきます。
ただ、闇雲に節税すると万が一税務調査が入ったときに小さくない代償を払うことになるかもしれませんので、正しい知識の基に節税しなければなりません。
そこでフリーランス歴10年の私がこれまでに得た知識や経験の範囲内で、経費や確定申告の誤解を解いていこうかと思います。
経費にできるかどうかは決まっていない
まず基本的なところですが、人からたまに「何が経費にできて何ができないのか」というような質問を受けますが、「経費にできるできないに決まりなんてない」というのが答えです。
というのは、経費として計上できるかどうかの基準はたった一つしかなく
「その支払いが売上に貢献しているかどうか」
です。
でも、ここでさらにつっこんで言うと、支払いの結果、売上が立たなくても経費になります。
なんか矛盾してますが、事実です。
どういうことかというと、私はITエンジニアなのですが、Androidアプリを開発するために新しいスマホを購入したとします。でも、結果としては仕事はせず、売上も立ちませんでした。
これでも、スマホの購入代金は経費に計上できます。
そりゃそうですよね。売上と完全に紐づかないと経費にできないんであれば、新しいことに資金を回しづらくなりますし、売上と経費の紐付けなんてややこしくて管理しきれないのもあります。
要するに、売上を上げるための活動であれば、たとえ売上に繋がらなくても経費になります。
確定申告で経費の是非が決まるわけではない
個人事業主として事業を行なっている場合、確定申告は避けて通れません。
ですが、中には「確定申告で経費に計上できるかどうかが決まる」と勘違いしている人もいます。
確定申告の際に経費にするかどうか決めるのは事業主、つまり自分自身です。
確定申告とはあくまで年間通してどれだけ売上を上げて、どれだけ経費がかかったかを自ら申告する制度ですので。
なので、たとえ税務署の職員から文句を言われても、それが本当に事業に必要な支払いだったのであれば臆することはありません。
社会通念的に度が過ぎることはやめておいた方がいいのは言うまでもないですが。
もっと言うと、正確には「経費かどうか」の判断は税務署ではなく裁判官がします。税務署が経費かどうかを決める権限はないです。
例えばパソコンが経費になるかどうかは、その仕事の内容によりますからね。
通常は税務署が経費を否認し、それに対して申告者は修正申告を行うわけですが、意義を申し立てると最終的な判断は裁判にて決するというわけです
ただ、税務署が否認し、更正処分するときは、その理由を記載して申告者に通知します。
なので根拠があり、税務署内の審査も通過したものですので、現実的にその内容を覆すのは容易ではないでしょう。
ちなみに、ご存知の方も多いと思いますが、経費が否認されるのは確定申告から数年後に行われるかもしれない「税務調査」のときです。
確定申告に領収書やレシートは必要ない
これも確定申告にまつわる話で勘違いされていることですが、確定申告時に領収書やレシートは必要ありません。
さらには帳簿類も必要最低限のみの提出となります。
必要なのは、確定申告書と青色申告であれば貸借対照表と損益計算書くらいです。それに加えて年金や社会保険の支払い証明書ですかね。
確定申告に関しては、クラウド会計ソフトのfreeeを使えば驚くほど簡単にできます。
私の場合は、最近では郵送で申告書を税務署に送っています。
さらには電子申告なんていう方法もあります。
でも、確定申告に必要ないからといっても帳簿類や領収書、レシートは７年間保管する義務がありますので注意してください。
万が一、税務調査が入らないとも限りませんので。
領収書やレシートにまつわる誤解
経費で計上するための証拠、いわゆる証憑に関しても都市伝説のような話を時々耳にします。
・レシートは駄目で領収書である必要がある
経費の証拠として領収書でなければならないなんてルールはこの世に存在しません。
むしろ、レシートの方が記載内容が細かいために、後から見た際になんの支出かがわかりやすかったりします。
・あて名の記載がないものは経費の証拠書類として使えない
そんなルールはありません。
あて名がなくても、その支払いが仕事に必要なものであれば、立派な経費の証拠となりえます。もちろん「上様」でも同じです。
ただ、あて名はあったほうが間違いありません。
領収書が良いというのは、この点が主な理由です。
・領収書やレシートがないと経費に計上できない
領収書やレシートがないから経費への計上を諦めているのであれば、それはもったいないことです。
例えば、電車で移動した場合は、切符が回収されてしまうので証拠となるものがありません。
そんな時は「電車を利用した」という記録を自分で作成しましょう。それが本当であれば、なんの問題もありません。
経費に優先順位をつける
結局のところ、経費になるかどうかは税務調査が入ったときに問題になるのですが、その税務調査も個人事業主にいたっては確率でいうと３％程度らしいです。
なので、よほど無茶なことをやっていない限り、税務調査が入ってくることはないと思われますが、万が一のことも考えておいた方がいいと思います。
理屈では上で書いたように「仕事で支出したものは経費にできる」のですが、現実は申告者と税務署の間で見解が分かれる場合があるためです。
そこで、重要なのが経費に優先順位をつけることです。
というのも高額な経費を否認されると影響が大きく、少額な経費はその逆だからです。
例えば、１０万円の経費と１万円の経費をそれぞれ否認された場合。
１０万円の経費 税金 ４万円
１万円の経費 税金 4千円
税金と書かれているのが否認となった結果、追加で支払うことになる金額です。
１０万円の経費であれば、４万円、１万の経費であれば４千円。
実際には税率や追徴課税、延滞税、重加算税などが関わってくることになり、状況により異なってきますので、あくまでイメージとして捉えてください。
ここで言いたいのは、１０万円の経費が一つ否認されることのインパクトは１万円の経費よりも相当大きいということです。
なので、１０万円の経費を計上するときはきちんとした証拠と理論武装をしておく必要があります。
逆に数千円程度のものであれば、否認されたとしても影響は限定的ですのでそれほど難しく考える必要はないと思います。
当然、税務署もできるだけ税金を取るのが仕事ですので、高額経費に目をつけますので、尚更です。
まとめ
経費や税金にまつわる事柄については、とかく正解というものがなく、複雑で難解なものというイメージがあります。
わざとそうしている部分もあり、申告者に「怖いもの」という認識を持たせるのが狙いです。
ですので、弱い立場の私たちが経費や税金、確定申告から税務調査に至るまでの正しい知識を持ち、損をしないように対策を立てるのは事業を継続するために欠かせない要素かと思います。
