仕事術

Gmailをメールだけで使うのは勿体無い

 

Gmail

ここに来ている人でGmailを知らない人はいないんじゃないでしょうか。念のためご紹介しておくとGmailはあのGoogle先生が提供している世界最大級の無料メールサービスです。まだ使っていなかった時にネット上で「Gmailが便利すぎる」みたいな情報を目にするとメールサービス如き、yahooもhotmailもGmailもどれも大差ないでしょ!?と思っていたのですが・・・。

いざ使ってみると最初は「別に取り立ててGmailを賞賛する理由ってなくない?」と思ってましたが、いつの間にかプライベートでも、仕事でも欠かせない存在になりました。

ネットでよくあるGmailの活用法、便利機能みたいなのはググってもらえればすぐ出てきますので、ここでは私が勝手にGmailを便利に使い倒している方法をご紹介しようと思います。

Gmailの優れている点

以前はyahooとhotmailを愛用していたのですが、UIが微妙なのと、動作がもっさりしているのでWebメールのイメージはそんなによくありませんでした。それに対してGmailはUIもすっきりしていて見やすいですし、動作も軽い。ストレスが少ない作りになっています。

実はhotmailも最近はUI、動作もかなり改善しているんですが、良くも悪くもこういうサービスって陣地取りゲームみたいなもので最初に広めたもん勝ちなところがあって、逆転するのってかなり大変だと思います。

よっぽどの優劣がないと使いなれたサービスから別のサービスに乗り換えないですからね。特にメールなどは蓄積していくものなんで尚更です。

ちょっとしたことだと思うんですけどね。見やすさだったり、画面の切り替えのゼロコンマ何秒の差みたいなものが、日々よく使うものですし、少しでも快適なものを使うようになる。さらにGmail自体も日々改善・進化していますしね。

Gmailの活用法

正直、あんまり細かい設定とか活用なんかはしてません。自分にとってメールサービスは連絡手段でしかないので、活用法なんか見ても別に設定する必要ないな、みたいなものばかりなので・・・。

下書きをEvernoteのように使う

Evernoteっていうクラウドサービス、ご存知の方も多いかと思いますが、クラウド上のノートにいろんなことを書き込んでどのデバイスからでも同じ情報にアクセスできるっていう優れものです。

以前はかなりお世話になりました。しかしiPhoneのアプリはサクサクなのですが、WindowsやMacからだとWeb版となり、動きがもっさりしててあんまり使用感が良くないです。

WindowsやMac向けのアプリもあるのですが、私は極力パソコンのリソースを消費したくない派で、買い替えの際に再度インストールするのも面倒。

そこでGmailの「下書き」を使っています。上でメールサービスは連絡手段でしかないと言い切っておいて、違う用途に使ってるじゃんっていうツッコミは真摯に受け止めます(笑

下書きって今までだとローカルに保存しておくものっていうイメージだったと思うのですが、Gmailの場合は、ネットにさえ繋がっていればほぼリアルタイムでクラウド上にデータが自動保存されます。

私は特に仕事上で活用していて、残タスクを管理、電話でのちょっとしたメモをその場で書き込む、ネットで調べた技術情報をまとめておく、仕事に関するちょっとしたアイデアをメモする、などと情報整理ツールとして使っていて利用しない日がないぐらいです。

実はこのブログもちょっとした合間とかにGmailの下書きを使って書いてたりします。自宅のパソコンで書いていたものを、外出中にiphoneで続きを書けたりするのでシームレスに作業が行えます。

他にはサイトのブックマークとしても使っています。日頃からwindows、mac、iphone、ipad、andoroidやらを逐一切り替えて使っているので、これらのブラウザ間でブックマークが簡単に共有できたらどれほど助かるか・・・。

一応ブックマークを共有する術はあるみたいですが、どこまで優れているのか怪しいので、今はちょっと面倒ですが下書きで代用しています。

あとEvernoteの一番の弱点だと思っているんですが、複数で同じノートを編集するとなかなかの確率でコンフリクト(衝突)が発生してしまって、修正するのもけっこう面倒でストレスになるんです。

Gmailはかなりの精度でマージしてくれますし、衝突したら別の下書きとしてコピーしてくれるので、比較的手動でマージもしやすいです。

複数アカウントの管理が便利

メールを使う用途って色々あると思います。仕事用、プライベード、サービス利用など、場合によっては仕事の中でもさらに分けたりとか。私も昔はyahoo,hotmail,gmailが乱立していたんですが今はほぼgmailに統一しています。

理由はGmailのアカウント管理が便利だからです。パソコンで使っているぶんにはそこまでの違いはないかもしれませんが、iphoneだとGmailのアプリがよくできていてアカウントの切り替えが簡単にできてしまいます。用途によってメルアドを5つ以上使い分けている自分にとっては非常に助かります。

もちろんPush通知もそれぞれのアドレスへのメールを受信すると届きますし、通知を受けたポップアップをタップするとたとえ別のアカウントのメールが表示されていたりしても、通知を受けたアカウントに自動的に表示が切り替わるという優れもの。

でもアカウントを複数作成するのが面倒な場合は、Gmailって一つのアカウントに複数メールアドレスが持てるので、その方法でもいいかもしれません。

ただ、その場合は受信したメールが同じ受信トレイに入ってくるので、自分の場合はちょっと使いづらい。完全に分かれていた方が都合がいいんです。フィルタかけて振り分けたりするのも面倒だし・・・。

不満がないわけではない

無料で使えてこれだけ活用されてもらってる立場であまり強く言うことはできませんが、改善してほしい点ももちろんあります。それは

”スレッド表示が見にくいこと”

Gmailは一連のメールのやり取りをスレッドという塊で見せてくれるのですが、如何せんこれが見にくくてどうにもならない!

2、3回のやりとりであれば特段気になりませんが、10回以上になると途中のメールがたたまれており、見つけるのが大変・・・。

Webメールに何をそこまで求めているんだ、と言われるかもしれませんが、Gmailであればそのうち見やすいUIにしてくれるんではないかと期待しています。

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